Die Bezirksregierung Arnsberg muss sämtliche regulären und zwei Ersatzmitglieder des bei ihr gebildeten Personalrats Förderschulen und Klinikschulen mit einem zur Erfüllung von Personalratsaufgaben geeigneten internetfähigen digitalen Endgerät mit Zugang zum internen Verwaltungsnetz der Behörde ausstatten. Dies hat die Fachkammer für Landespersonalvertretungssachen des Verwaltungsgerichts Arnsberg nach Durchführung eines Anhörungstermins am 14. Dezember 2022 beschlossen.
Der Personalrat Förderschulen und Klinikschulen bei der Bezirksregierung Arnsberg (nachfolgend: Personalrat) besteht aus 17 Mitgliedern, von denen fünf den geschäftsführenden Vorstand bilden. Darüber hinausgehend wurden vier Personen zu Ersatzmitgliedern gewählt. Der Personalrat vertritt die Interessen von rund 3.370 Beschäftigten mit einem räumlichen Zuständigkeitsbereich zwischen Selm im Norden und Siegen im Süden sowie zwischen Bochum-Wattenscheid im Westen und Marsberg im Osten; ihm steht in Soest ein Personalratsbüro zur Verfügung. Die einzelnen Personalratsmitglieder versehen ihren Dienst an unterschiedlichen Schulen und sind in räumlicher Hinsicht weiträumig über ihren örtlichen Zuständigkeitsbereich verteilt. Im Jahr 2021 war der Personalrat an 2.796 mitbestimmungspflichtigen Personalmaßnahmen und 159 Entsendungsbeschlüssen für Personalratsmitglieder beteiligt. Es fanden insgesamt 26 Personalratssitzungen, davon neun in Präsenz, statt.
Den fünf Mitgliedern des geschäftsführenden Vorstands wurde von der Bezirksregierung jeweils ein internetfähiges digitales Endgerät in Form eines Notebooks beziehungsweise Convertibles zur Verfügung gestellt, mit dem diese über einen VPN-Tunnel unter anderem auf das Verwaltungsnetz der Bezirksregierung und auf ihre für die Personalratstätigkeit zur Verfügung gestellten dienstlichen E-Mail-Konten Zugriff nehmen können. Im Personalratsbüro in Soest befinden sich fünf Dockingstationen mit Bildschirmen, an die diese Geräte angeschlossen werden können. Ein vormals dort noch angeschlossenes digitales Endgerät ist im Zuge der Umstellung auf die Dockingstationen abgebaut worden.
Den erstmals im Dezember 2019 angebrachten und in den Jahren 2020 und 2021 mehrfach erneut gestellten Antrag, über die Vorstandsmitglieder hinausgehend auch die weiteren Mitglieder des Personalrats mit entsprechenden digitalen Endgeräten auszustatten, lehnte die Bezirksregierung Arnsberg mit der Begründung ab, die Forderung sei zwar nachvollziehbar, es müsse aber nicht jedes Personalratsmitglied mit einem derartigen digitalen Endgerät ausgestattet werden, da der Personalrat auch ohne diese vollumfänglich handlungsfähig sei. Auf den letzten, am 6. April 2021 gestellten Antrag reagierte die Bezirksregierung nicht.
In dem von dem Personalrat hierauf am 25. Juni 2021 eingeleiteten personalvertretungsrechtlichen Beschlussverfahren hat die 20. Kammer des Verwaltungsgerichts Arnsberg die Bezirksregierung Arnsberg nunmehr verpflichtet, auch die weiteren zwölf regulären Mitglieder des Personalrates sowie zwei Ersatzmitglieder mit internetfähigen digitalen Endgeräten auszustatten. Zur Begründung ihrer Entscheidung führt die Kammer aus: Der Personalrat könne seinen Anspruch auf entsprechende Ausstattung seiner Mitglieder auf § 40 Abs. 3 des Landespersonalvertretungsgesetzes (LPVG) stützen, welcher die Dienststelle dazu verpflichte, für die Sitzungen, die Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung des Personalrates in erforderlichem Umfang Räume, den Geschäftsbedarf und Büropersonal zur Verfügung zu stellen. Der „Geschäftsbedarf“ umfasse dabei diejenigen Mittel, die der Personalrat bei verständiger Betrachtung zur ordnungsgemäßen Amtsführung benötige. Hierzu gehörten auch die von dem Personalrat begehrten digitalen Endgeräte, da der komplette bei der Bezirksregierung anfallende Schriftverkehr IT-basiert elektronisch bearbeitet werde und entsprechende Daten auf digitalen Laufwerken/Servern gespeichert würden.
Ob ein Geschäftsbedarf – hier die geforderte IT-Ausstattung – erforderlich sei, beurteile sich danach, welche Informations- und Kommunikationssysteme der Dienststelle selbst zur Verfügung stünden und wie die Kommunikation zwischen Dienststelle und Personalrat abgewickelt werde. Angesichts der dem Personalrat gegenüber der Dienststellenleitung eingeräumten Mitbestimmungs-, Mitwirkungs- und Informationsrechte und der Beratungs- und Informationsaufgaben, die dieser gegenüber den Beschäftigten wahrnehme, müssten sowohl die Kommunikation und der datenschutzkonforme Austausch innerhalb der Personalvertretung als auch eine zeitgemäße datenschutzkonforme Kommunikation von und nach „außen“ gewährleistet sein. Ferner müssten alle Personalratsmitglieder für die unabhängige freie Wahrnehmung ihres Amtes Zugang zu allen für die Ausübung ihres Amtes seitens der Dienststelle zur Verfügung gestellten Informationsquellen haben.
Danach seien vorliegend nicht nur die Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands sondern alle regulären Mitglieder des Personalrats sowie zumindest zwei Ersatzmitglieder mit entsprechenden inter- und intranetfähigen Geräten auszustatten. Denn im Hinblick auf die Anzahl der Personalratsmitglieder, die Anzahl der vertretenen Beschäftigten und den räumlichen Zuständigkeitsbereich bestehe bei dem Personalrat ein erheblicher Arbeitsaufwand. Eine kurzfristige, schnelle Zusammenkunft oder Einsichtnahme von Unterlagen in der Dienststelle der Bezirksregierung in Arnsberg sei allein schon mit Blick auf die Anzahl der Personalratsmitglieder und deren räumliche Verteilung nur schwer gewährleistet. Vor dem Hintergrund der Bedeutung der ihm übertragenen Funktion bei Personalmaßnahmen, das Erfordernis einer zügigen Abwicklung von Entscheidungsprozessen einschließlich der im Zustimmungsverfahren geltenden relativ kurzen Stellungnahmefristen mit gegebenenfalls daran gekoppelten Zustimmungsfiktionen und dem dargelegten konkreten Arbeitsanfall des Personalrats liege es geradezu auf der Hand, dass die einzelnen Mitglieder nebst den ersten Ersatzmitgliedern – um möglichst schnell und einheitlich über entscheidungsrelevante Fakten informiert werden und sich auch untereinander in datenschutzrechtlich gesicherter Form abstimmen zu können – mit einer auf der Sachbearbeiter-Ebene der Bezirksregierung vergleichbaren IT-Ausstattung versorgt werden müssten, da anderenfalls eine Arbeit auf „Augenhöhe“ mit der Bezirksregierung evident nicht gegeben sei. Mit privaten digitalen Endgeräten oder etwaig vom Schulträger zur Verfügung gestellten Geräten, auf welche die Bezirksregierung zur Aufgabenerfüllung verweise, könnten die Personalratsmitglieder keinen direkten Zugriff auf die dienstlichen E-Mail-Konten des Personalrats und auf das Intranet der Bezirksregierung nehmen. Das Personalratsbüro in Soest sei aktuell nicht mit einem eigenen dienstlichen internetfähigen Endgerät ausgestattet.
Die Kammer verweist in der Begründung ihrer Entscheidung zudem auf die durch die Corona-Pandemielage eröffnete Möglichkeit, personalvertretungsrechtliche Beschlüsse bis zum 23. Juni 2023 auch per elektronischer Abstimmung zu erlassen. Des Weiteren führt sie die nicht unerheblichen Reisekosten an, die für den Fall einer Beschlussfassung nur in Präsenzsitzungen anfielen, bei elektronischer Abstimmung hingegen nicht entstünden.
Auch müssen dem Personalrat nicht die teuersten, neuesten und technisch hochwertigsten digitalen Endgeräte zur Verfügung gestellt werden; ausreichend seien ausrangierte oder gebrauchte IT-Geräte mit Zugang zu den dienstlichen E-Mail-Konten der Personalräte und zum Intranet der Bezirksregierung. Mit Blick darauf, dass bei der Bezirksregierung Arnsberg über 1.900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit individueller IT-Ausstattung beschäftigt seien, erweise sich die Zurverfügungstellung von 14 Geräten auch in finanzieller Hinsicht vor dem Hintergrund einer sparsamen Verwendung öffentlicher Mittel mit Blick auf deren Erforderlichkeit für Personalratstätigkeit nicht als unverhältnismäßig.
Abschließend sei festzustellen, dass im vorliegenden Fall auch keine kostengünstigere und vor allem gleich geeignete Alternative zu der geforderten IT-Ausstattung bestehe. Die Kollaborationsplattformen NRW Connect Extern, WebEX und Join Viko oder Zoom, auf welche die Bezirksregierung verweise, ermöglichten schon keinen Zugriff auf die dienstlichen E-Mail-Konten der Personalratsmitglieder, welcher für die Personalratsarbeit unerlässlich sei.
Gegen den Beschluss vom 14. Dezember 2022 ist das Rechtsmittel der Beschwerde zulässig, über die das Oberverwaltungsgericht für das Land Nordrhein-Westfalen – Fachsenat für Landespersonalvertretungssachen – entscheidet.
Aktenzeichen: 20 K 1727/21.PVL